Cara Lain Membuat Form Tanda Terima Elektronik

Ada beberapa perusahaan menerapkan semacam aplikasi tanda terima barang secara elektronik, seperti yang diterapkan pada perusahaan situs belanja online. Aplikasi android yang digunakan sudah baku dengan memanfaatkan pengembang google sebagai media pembuatnya. Aplikasi seperti kunjungan detailer atau marketing contohnya, juga memanfaatkan  media pengembang ini dengan fasilitas signature atau tanda tangan sebagai bukti aktivitas kunjungannya. Hal ini mungkin bisa dilakukan pada perusahaan besar atau yang sudah punya nama, jadi tidak melakukan secara manual dengan tanda tangan diatas kertas seperti biasanya yang kita ketahui untuk menerima barang atau sejenisnya.

Disini saya tidak akan mengulas bagaimana membuat aplikasi android untuk tanda terima tetapi bagaimana caranya menyiasati dengan memanfaatkan aplikasi android yang sudah ada sehingga dapat tercipta sebagai layaknya aplikasi tanda terima elektronik tanpa harus membeli dan membuat program. Saya memakai dua aplikasi (apk) yaitu WPS Office Suite dan Foxt Mobile PDF.

WPS Office Suite

Langkah Pertama :

Buka aplikasi WPS Office Suite dengan membuat file Baru (+) pilih Dokumen word template kosong/blank dan mulailah mengetik form tanda terima.

Langkah Kedua :

Setelah anda selesai mengetik form tanda terima, berilah space/jarak ruang untuk tanda tangan si penerima, lalu simpan ke Dokumen saya, beri nama file misalnya tt-004069.docx dan simpan. Kemudian buka kembali dan pilih Alat.

Langkah Ketiga :

Pada menu Berkas pilih Ekspor ke PDF, berilah nama file sesuai nama dokumen tadi dengan format pdf, tt-004069.pdf, ekspor berhasil anda bisa klik untuk memeriksa file pdf anda.

Foxit Mobile PDF

Langkah Pertama :

Buka aplikasi Foxit Mobile PDF, pilih Menu kemudian Sign In/Sign Up terlebih dahulu, Sign In untuk nama petugas pengirim barang misalnya : (nama.perusahaan@gmail.com), lalu pilih Documents, cari nama file tadi.

Langkah Kedua :

Buka file tadi, kemudian pilih Sign, setelah menu signature terbuka pilih Signature List, jika si penerima orang yang sama karena pernah melakukan sebelumnya anda bisa langsung pilih tanda tangannya, akan tetapi jika baru kali pertama maka pilihlah symbol pen (+).

Langkah Ketiga :

Disinilah Kurir/petugas kirim berinteraksi dengan si penerima, disini anda bisa atur ketebalan pena dengan sentuh Lingkaran Hitam, kemudian anda atur Ketebalannya dan Warna, standar warna tanda tangan adalah warna hitam atau biru tergantung kebijakan perusahaan.

Langkah Keempat :

Kemungkinan si penerima masih belum terbiasa tanda tangan dengan jari pada media tanda tangan sentuh, maka bisa di ulangi dengan menghapus tanda tangan tadi pada symbol penghapus, kemudian setelah menghasilkan tanda tangan yang setidaknya lumayan pilih symbol disk/simpan.

Langkah Kelima :

Setelah disimpan lalu pilih Signature List, pilih Tanda Tangan Penerima tadi, kemudian sisipkan pada space/jarak ruang tanda tangan pada form tanda terima, letakkan dibawah kalimat Tanda Tangan Penerima, anda bisa atur lebar panjang tanda tangan, anda bisa pilih Delete kalau kesan tanda tangan tadi kurang pas, jika posisi sudah sesuai langsung pilih Add Signature. Anda harus hati-hati karena kalau sudah di Add maka tidak bisa di undo/dibatalkan. Form Tanda Terima sudah terlihat sebagaimana mestinya. Untuk  lebih valid atau akurat anda bisa sisipkan stamp/stempel.

Langkah Keenam :

Anda back dari menu signature, lalu pilih Comment  kemudian pilih Others symbol titik-titik dan pilih Stamp.

Langkah Ketujuh :

Pada kolom menu Dynamic Stamp pilih symbol stamp dengan jam, lalu pilih Approved, bahwa tanda tangan penerima sudah diakui kurir dengan nama (sesuai sign in), pada jam dan tanggal tersebut. Tempatkan stempel approved dibawah tanda tangan, dalam menempatkan posisi anda masih bisa melakukan Undo, jika posisi kurang pas. Anda bisa juga menggunakan menu dynamic stamp seperti confidential, received, reviewed maupun revised sesuai kebijakan perusahaan. Foxit akan menyimpan secara otomatis, apa yang anda sisipkan (termasuk signature dan stamp). Pada menu Documents anda bisa lihat list tanda terima tadi dan kirimkan pada pemilik yang punya atau order barang tersebut sesuai dengan nomor handphone-nya via aplikasi messenger, seperti whatsapp yang sudah bisa menerima pesan dalam bentuk .pdf dan ini sebagai bukti valid menginformasikan bahwa barang tersebut sudah terkirim dan diterima.

Jika anda sebagai pemilik usaha, anda bisa memanajemen penanganan SDM, misalnya administrator dan kurir. Pembuat form tanda terima dan mengirimkan bukti file pdf yang sudah di approved ke pemilik adalah tugas administrator sedangkan tugas kurir hanya menerima form tanda terima dalam bentuk pdf, melakukan pengiriman dan approved. Sekedar contoh dalam bentuk sistem sekuritas, contoh diatas adalah contoh sederhana, anda bisa membuatnya lebih rumit bisa juga melalui MS-WORD PC dan FOXIT PDF PC, anda bisa tambahkan kolom, logo perusahaan transparansi atau QR-code, agar tidak bisa disalah gunakan, setidaknya kesulitan di edit oleh petugas kurir.

Menyiasati cara lain membuat aplikasi form tanda terima ini, disamping mengurangi beban biaya rutin usaha anda dari form manual kertas rangkap menjadi form elektronik,  masalah bukti penerimaan juga lebih akurat tanpa kehilangan kertas rangkap bukti penerimaan yang rentan terselip dan sebagainya. Selamat mencoba!